Współpraca z klientem w branży IT na przykładzie projektowania stron, czyli o relacjach w biznesie

Każdy klient będzie zagubiony w początkowym etapie realizacji projektu IT, jeśli wcześniej nie brał udziału w przedsięwzięciu tego rodzaju. Dlatego tylko od nas jako specjalistów zależy, czy poczuje się on odpowiednio zaopiekowany, by móc pewnie poruszać się w tym niełatwym świecie. Końcem tej drogi jest sukces… lub porażka. 

Musimy mieć świadomość, że to na naszych barkach często spoczywa odpowiedzialność za dobór jak najlepszego rozwiązania, a także obowiązek doradzenia klientowi. Pewne jest jedno – relacja z tym ostatnim powinna przebiegać w myśl idei współpracy, bo to ona przynosi najwięcej korzyści każdej ze stron. 

Tej właśnie tematyki będzie dotyczyć kolejna ekspercka publikacja na Rock’n’Blog. Oto szczegółowy plan dzisiejszego koncertu:

Spis treści

1. Zrozumienie potrzeb jako fundament współpracy z klientem w projektach IT
2. Nawiązanie partnerskich relacji z klientem w branży IT
3. 5 zasad skutecznej współpracy z klientem w IT
4. Co jest najważniejsze we współpracy z klientem? – podsumowanie

Zrozumienie potrzeb jako fundament współpracy z klientem w projektach IT

To podstawa, o której często zapominamy lub traktujemy bardzo wybiórczo i po macoszemu. W myśl zasady „przecież ja wiem lepiej, czego klientowi trzeba” często zatracamy się w swoich własnych przekonaniach, zamiast po prostu… wysłuchać drugą stronę.

Warto tu nie szukać potrzeb na siłę, a lepiej zrozumieć problem, który chcemy rozwiązać.

Ponadto musimy sobie też uzmysłowić, że po jednej stronie mamy klienta, a po drugiej dostawcę. Jeżeli  nie zbudujemy zaufania między wszystkimi stronami, to nasz projekt będzie bardzo ciężki do przeprowadzenia.

Nawiązanie partnerskich relacji z klientem w branży IT

Partnerskie. A nie jak dorosły z dzieckiem. Owszem, chcemy przeprowadzić naszego klienta za rękę przez cały proces, jednak musimy z nim rozmawiać profesjonalnym i zrozumiałym językiem.

Kontakty pomiędzy partnerami biznesowymi zawsze powinny wyglądać jak relacje na linii dorosły — dorosły. Aby stworzyć dobrą więź z klientem przy pracy w projektach IT, musimy wziąć pełną odpowiedzialność za ewentualne potknięcia.

Wszystko to pięknie brzmi: nawiązywanie relacji, wspólne cele, zrozumienie potrzeb. Łatwo powiedzieć (napisać)… trudniej zrobić. 

Zatem nasuwa się kolejne pytanie: jak cały ten proces ma wyglądać w praktyce?

5 zasad skutecznej współpracy z klientem w IT

Omówmy teraz 5 najważniejszych fundamentów współpracy z klientem.

Po pierwsze: regularna komunikacja 

Planujemy cykliczne spotkania z klientem, na których omawiać będziemy kolejne kamienie milowe i postępy prac. Będzie to też idealny czas na rozmowę o ewentualnych problemach, szukanie odpowiednich rozwiązań i sprawdzanie pomysłów. 

Regularny kontakt z klientem pozwoli na utrzymanie zaangażowania klienta oraz zapobiegnie późniejszym nieporozumieniom. Pokaże to także klientowi, że agencja długofalowo i rzetelnie pracuje nad powierzonym projektem, a nie tylko „siedzi i nic nie robi”.

Bardzo dobrą praktyką podczas owych spotkań będzie jasne przedstawienie klientowi specyfikacji w postaci tabeli lub grafu. 

Wskazując już na początku dane, których będziemy potrzebować,  to istotny krok. Dzięki niemu wprowadzamy ład i porządkujemy (niedoskonałą) wiedzę klienta.

Przy projektowaniu stron do wymaganych informacji należą m.in.

• liczba wstępnych projektów,
• formaty i rozdzielczości plików do prezentacji kolejnych widoków.
• spodziewany efekt.

Dodatkowo warto podać personalia osób, które będą odpowiadać za poszczególne etapy projektu. Dzięki temu kontrahent będzie wiedzieć, z kim ma się kontaktować w razie pytań, niejasności czy problemów.

W takiej specyfikacji mogą się także znaleźć nasze oczekiwania i działania, które powinien wykonać klient — czy to na początku realizacji  projektu (czyli przesłanie plików identyfikacji wizualnej — oczekiwanych formatów / jakości), w trakcie (redakcja i ew, korekta treści na stronie www), czy na końcu (finalny test, przeklikanie i weryfikacja merytoryczna całego contentu).

Po drugie: przejrzystość. 

Warto ją zachować na każdym etapie projektu. Udostępnianie raportów, dokumentacji czy wersji demo będzie na pewno pozytywnie widziane przez klienta. Dzięki temu będzie mógł on śledzić postępy i zrozumieć, w jakim stadium jest projekt.

Po trzecie: słuchanie klienta.

Niby proste, a jednak czasem ciężkie do wykonania. Bądźmy otwarci na opinie i sugestie klienta. Słuchanie jego potrzeb i reagowanie na nie w miarę możliwości na pewno wyjdzie nam na dobre.

Po czwarte: wspólne cele. 

Upewnijmy się, że zarówno my, jak i klient mamy jasno określone cele projektu. Pracujemy razem, aby osiągnąć te cele i regularnie oceniamy postępy prac. 

W tym miejscu warto także wspomnieć o tym, żeby być elastycznym. Dostosowanie się do zmian w projekcie zaowocuje szybszą finalizacją projektu.

Po piąte: satysfakcja klienta jako nadrzędny cel.

Dobrze jest zbierać na bieżąco opinie i odczucia klienta co do każdego etapu prac. Pozytywny finał współpracy będzie na pewno najlepszą nagrodą dla całej agencji.

Co jest najważniejsze we współpracy z klientem? – podsumowanie

Współpraca z klientem w projekcie IT wymaga równowagi między zapewnianiem jasności i elastycznością. Ważne jest, aby być otwartym na komunikację i współpracę. 

W Website Style jesteśmy specjalistami w branży projektowania stron www. Dlatego ogromnie cieszy nas zaufanie, jakim obdarzają nas klienci już na początku realizacji nowego zlecenia.

Współpraca wówczas przebiega w partnerskiej atmosferze wzajemnego zrozumienia i dania niejako „kredytu zaufania”.

Dzięki temu, że jesteśmy otwarci na komunikację i ciągły dialog, nasze projekty odnoszą wymierne sukcesy. To buduje nie tylko naszą renomę i wizerunek, ale także jeszcze większe zaufanie kolejnych klientów. 

Miło nam ogłosić nawiązanie współpracy z doświadczoną agencją kreatywną zajmującą się projektowaniem i budowaniem stron internetowych — Website Style! Owocem tej współpracy jest artykuł ekspercki przygotowany przez CEO WS — Dawida Szmigla. W ten sposób wspólnie realizujemy misję Rockin’iT, czyli #WdrażamyWiedzę.

Dawid, dziękujemy za dołączenie do grona ekspertów Rockin’iT. You Rock!