Fixed price vs. time and material – jak rozliczyć projekt IT?

Poprzednim razem omówiliśmy ogólnie komunikację z klientem na etapie przedsprzedaży. Dziś bardziej szczegółowo omówimy jeden z istotnych aspektów na tym etapie współpracy — wybór metody rozliczania projektów IT.

Projekty IT najczęściej rozlicza się jednym z dwóch typów kontraktów — fixed price lub time and material. Oba modele znacząco się od siebie różnią. Każdy z wymienionych typów współpracy ma swoje wady i zalety, a także niesie ze sobą pewne zagrożenia.

Zatem który typ oferty w przedsprzedaży projektów IT sugerować potencjalnemu klientowi? Przyjrzyjmy im się z bliska!

W tym artykule poruszymy następujące tematy:

1. Rozliczanie projektów IT metodą fixed price
   • Zalety fixed price
   • Wady fixed price
2. Rozliczanie projektów IT metodą time and materia
   • Zalety time and material
   • Wady time and material
3. Fixed price vs. time and material — który model wybrać?

Rozliczanie projektów IT metodą fixed price

Kontrakt typu fixed price charakteryzuje się tym, że klient opłaca stałą kwotę co miesiąc (lub w innym okresie zdefiniowanym w ofercie). W tym modelu dostawca usług IT zobowiązuje się do tego, że stworzony przez niego zespół będzie dysponował wystarczającymi zasobami ludzkimi, aby dane rozwiązanie i oczekiwany czasowo rezultat zmieścił się w terminie wyznaczonym przez klienta.

Najczęściej to na vendorze spoczywa dobór specjalistów do projektu. W zakresie jego obowiązków znajdują się rekrutacja, zatrudnienie oraz zapewnienie inżynierom narzędzi, których potrzebują do codziennej pracy. Oczywiście, jeśli klient sobie tego zażyczy, może mieć wgląd w proces rekrutacyjny  i w ramach  jednego z końcowych etapów przeprowadzić z kandydatami formalną rozmowę, której wynik będzie wpływał bezpośrednio na ich zatrudnienie. Jednak zazwyczaj klienci wolą całą odpowiedzialność przepisać na dostawcę i nie brać udziału w etapach tworzenia zespołu od zera.

Zalety fixed price

Jakie zalety niesie ze sobą rozliczanie projektów IT metodą fixed price?

Przede wszystkim możliwość zbudowania różnorodnego zespołu. To oznacza, że w takim teamie łatwiej będzie „przemycić” osoby z mniejszym stażem i doświadczeniem w branży IT, a to z kolei odbije się pozytywnie na marży projektowej. Nie jest tajemnicą, że osoby z kilkunastoletnim doświadczeniem mogą być nawet dwukrotnie droższe niż osoby, których staż pracy na podobnym stanowisku wynosi maksymalnie 3 lata. Z perspektywy dostawcy zauważymy długofalowe zalety — leaderzy techniczni będą pomagać juniorom rozwijać kompetencje techniczne, dzięki czemu ci bardzo mocno podciągną swoją wiedzę w danej dziedzinie.

Kolejną zaletą fixed price jest to, że w momencie, gdy któryś członek zespołu IT zachoruje, pójdzie na urlop lub zakończy współpracę z firmą, kontrakt z klientem nadal będzie miał przewidzianą stałą kwotę, opłacaną przez klienta. Oczywiście brak kluczowej osoby w projekcie należy jak najszybciej uzupełnić i to tak, aby zmiana nie była odczuwalna, a określony zakres prac był dostarczony w wyznaczonym terminie. Z perspektywy osoby, która zarządza takim projektem, typ współpracy fixed price jest stabilny, a często nawet pozwala uniknąć wielu ryzyk, które możemy napotkać przy innych modelach rozliczania projektów IT. Wiemy też dokładnie, jakim budżetem dysponujemy, ponieważ został on określony w całościowej wycenie tego typu oferty.

Wady fixed price

Zatem czy fixed price ma jakieś wady? Oczywiście. Ten model wymaga, aby oferta miała obszernie rozbudowaną formę, a także aby uwzględniała założenia projektowe oraz opis tego, co dostarcza i umożliwia klient po swojej stronie.

Kontrakt fixed price nie jest również tak elastyczny jak time and material, kiedy zakładamy różnorakie zmiany we współpracy. Najczęściej oferta fixed price jest obarczona przeszacowaniem lub niedoszacowaniem kosztów, co na wczesnym etapie niesie ze sobą zagrożenia. Oferta może być zbyt droga dla klienta lub za tania dla  dostawcy usług IT.

Należy tutaj również brać pod uwagę, że podczas realizacji projektu założenia biznesowe i projektowe mogą ulec zmianie. Dlatego też stworzenie oferty z rozliczeniem opartym na fixed price wymaga dużo czasu, ponieważ trzeba przewidzieć  w niej wiele działań na kilka miesięcy wprzód. Można to porównać do gry w szachy i przewidywania wszystkich potencjalnych ruchów przeciwnika, którym w tym przypadku jest nasz klient.

Rozliczanie projektów IT metodą time and material

Przejdźmy do konfrontacji z modelem time and material. Jak sama nazwa wskazuje, to typ oferty, w której klient opłaca pracę dostawcy za czas, jaki poświęcił nad projektem. Najczęściej jest to stawka godzinowa lub dzienna, zależna od seniority członka zespołu. Oczywiście stawka godzinowa seniora będzie wyższa niż stawka regularsa. I tutaj odwrotnie niż w przypadku fixed price – klient często ingeruje w proces rekrutacyjny i chce zaznaczać swoją obecność na różnych etapach współpracy, a także pozostawia sobie otwartą furtkę w zakresie decyzyjności dotyczącej członków zespołu.

Zalety time and material

Zaletą modelu time and material będzie z pewnością prostota w tworzeniu ofert, ze względu na szybkość ich sporządzania dzięki mniejszej liczbie szczegółów do zawarcia. Klient spojrzy przychylnie na ten model pod kątem budżetowym, gdyż nie będzie opłacać każdej nieobecności członka zespołu IT. Zapłaci jedynie za przepracowane godziny. Do niewątpliwych zalet będzie też należała elastyczność pod kątem zmian, np. wdrażanie przeróżnych modyfikacji wynikających z polityki firmy klienta.

Wady time and material

Czy rozliczanie projektów IT metodą time and material ma jakieś wady i zagrożenia? Oczywiście, i to niemałe.

Projekt po stronie klienta może być mocno niedoszacowany, co przekłada się na większą ilość pracy po stronie dostawcy usług IT. Co za tym idzie? Skoro vendor raportuje więcej godzin na projekt, to klient dostanie znacznie wyższą kwotę na fakturze niż ta, która była pierwotnie przewidywana. Z perspektywy project managera rodzi to duże ryzyko eskalacji, ponieważ klient może nie zrozumieć potrzeby przepracowania większej liczby godzin przez zespół developerski i nie będzie chciał opłacić takiej faktury.

W idealnym scenariuszu klient wyznacza osobę techniczną, która bardzo dobrze rozumie potrzebę przepracowania większej  liczby godzin niż była planowana. Natomiast w  rzeczywistości to na project managerze spoczywa zarządzanie ryzykiem i  przewidywanie takich sytuacji. To on musi zapewnić, aby budżet został przekroczony w najmniejszym stopniu przy jednoczesnym dostarczeniu zadań na czas.

Fixed price vs. time and material — który model wybrać?

Zatem który model jest lepszy do rozliczenia z klientem projektu IT?

Współpraca time and material wymaga ciągłego planowania i przygotowania do zmian. Fixed price jest bardziej przewidywalny i — przynajmniej z punktu widzenia dostawcy — to potencjalnie łagodniejsza forma współpracy.

Time and material będzie lepszy dla klienta, który jest na etapie rozwoju swojego produktu i nie jest pewny kolejnych kroków. Natomiast dla dostawcy usług IT taki projekt niesie ze sobą dodatkowe zagrożenia, które będzie musiał przewidzieć na samym początku współpracy.

Nigdy nie zapominajmy, że dobranie odpowiedniej formy rozliczenia projektu IT jest kluczowe do ustalenia kolejnych etapów współpracy z klientem.