IT Project Manager — czy jest niezbędny w projekcie?

Czy zarządzanie projektami IT wymaga kierownictwa? Czy obecność IT Project Managera jest niezbędna do prawidłowego wykonania zlecenia dla klienta? Można by przypuszczać, że doświadczony zespół developerów doskonale poradzi sobie sam, ale czy na pewno?

Zastanawiając się nad jednoznacznymi odpowiedziami na te pytania, trzeba najpierw uzmysłowić sobie, co tak naprawdę robi IT Project Manager, oraz jaką odgrywa rolę w projekcie. W naszym artykule poruszymy następujące kwestie:

1. Jakie są obowiązki IT Project Managera?
2. 10 przykazań dobrego IT Project Managera
3. To w końcu tak czy nie?

Przejdźmy zatem do konkretów!

Jakie są obowiązki IT Project Managera?

Kiedy dokładnie Project Manager wkracza do projektu IT? Na samym początku. I nie opuszcza go do samego końca.

PM w IT  jest odpowiedzialny za realizację projektu od A do Z. Poczynając od pierwszej fazy — czyli kickoffu — przez development oraz utrzymanie projektu, aż po dowiezienie określonych we współpracy z klientem punktów kluczowych całego przedsięwzięcia (tzw. milestone’ów) w zdefiniowanym przez niego czasie. Główną rolą IT Project Managera jest opracowanie takiego zakresu prac, aby wywiązać się z umowy, w której wszystkie założenia projektowe są (mniej lub bardziej) precyzyjnie określone.

Do podstawowych dokumentów, jakimi zarządza PM w IT, należą:

• budżet projektowy,
• analiza lub macierz ryzyka,
• WBS (Work Breakdown Structure) — czyli struktura podziału pracy,
• wykres Gantta, dzięki któremu jest w stanie dokonać estymacji pracy inżynierów,
• project plan,
• roadmapa — czyli wizualizacja strategii obranej do osiągnięcia celu,
• oferta, którą klient otrzymuje przed podpisaniem zlecenia na zamówienie projektowe (jeżeli uczestniczy w przedsprzedażowej fazie projektu).

W związku z tym — czy na podstawie tak dużej liczby dokumentów, jakimi administruje IT Project Manager, oraz liczby spotkań i decyzji, które podejmuje, możemy jednoznacznie stwierdzić (tak/nie), że jest to istotna rola?

Otóż odpowiedź brzmi – to zależy… i to od wielu czynników.

Nieumiejętne zarządzanie projektami IT

Każdy inżynier z pewnością spotkał na swojej drodze (lub przynajmniej słyszał) o Project Managerze, który stale zwołuje spotkania, odrywa developerów od pracy, a po serii zbędnych zebrań dyktuje, aby dane zadanie (tzw. taska) zrobić w dużo krótszym czasie niż pierwotnie zakładano, ponieważ tego samego dnia (bez wcześniejszych konsultacji) podjął z klientem inną decyzję. Dodatkowo sugeruje, że liczba spotkań może wzrosnąć, ponieważ musi mieć lepszą kontrolę nad zespołem. To właśnie przykład Project Managera, który lubuje się w mikrozarządzaniu. Taka metoda organizowania pracy polega głównie na stałej obserwacji i obsesyjnej kontroli pracowników.

Mamy wówczas do czynienia z typowym zarządcą, który może nie ma złych intencji, ale nie jest w stanie rozeznać, że jego metoda działania uderzy w końcu w pracę zespołu projektowego niczym lawina. Małymi krokami będzie wypalał innych uczestników przedsięwzięcia i wpajał im złe zasady współpracy. Swoim brakiem empatii nie zbuduje zaufania, a tylko zmniejszy swoją szansę na nawiązywanie dobrych relacji z resztą grupy.

Czy tak zawsze musi być? Czy manager projektu zawsze musi wiedzieć lepiej i podejmować kluczowe decyzje, nie licząc się ze zdaniem reszty grupy?

Niestety, w wielu firmach projektami IT wciąż zarządzają managerowie, którzy uważają, że obrany przez nich model pracy działa bez zarzutu. Nie odczuwają potrzeby odświeżenia swojego warsztatu (którego wyuczyli się lata wcześniej), nie są też chętni do uczestnictwa w nowych kursach i szkoleniach. Działają w złudnym przekonaniu, że tytuł managera w stopce świadczy o ich nieomylności.

Jeśli interesuje Cię, jak skutecznie rozwiązywać problemy w zespole IT, aby nic nie zaburzyło jego harmonii, zapoznaj się z naszym artykułem na ten temat.

10 przykazań dobrego IT Project Managera 

Wiemy już, co świadczy o złym zarządzaniu projektami IT. Jak w takim razie rozpoznać managera, który robi to wzorowo?

Oto 10 przykazań, którymi kieruje się dobry IT Project Manager:

1. Każdy pokorny IT Project Manager lub Team Leader wie, że nie jest ani alfą, ani omegą, i tylko pracując zespołowo może osiągnąć sukces.
2. Jest otwarty na zmiany i stale podnosi swoje kompetencje.
3. Rozmawia, słucha i liczy się ze zdaniem swojego zespołu.
4. Dobry IT Project Manager jest w stanie zapewnić członkom zespołu odpowiednie narzędzia oraz spokojną atmosferę.
5. Jest świadomy, że jego zadaniem jest stworzenie dla wszystkich komfortowych warunków pracy, nawet podczas wykonywania zlecenia dla najbardziej wymagającego i trudnego klienta.
6. Kompetentny manager projektu odciąża zespół ze zbędnych spotkań, a nie ich dokłada.
7. Wie, jak uprościć dokumentację i klarownie ją prowadzić.
8. Potrafi się jasno komunikować i swobodnie dzielić kluczowymi informacjami z resztą zespołu.
9. Zdaje sobie sprawę, które spotkanie można zastąpić korespondencją e-mailową, dzięki czemu oszczędza czas pracowników i nie odciąga ich od przydzielonych im zadań.
10. Nie uważa się za osobę nieomylną, jest otwarty na sugestie, wyciąga wnioski i uczy się na błędach.

Można śmiało stwierdzić, że IT Project Manager, który spełnia te wymagania, jest odpowiednią osobą na odpowiednim stanowisku. To właśnie tego typu leader wspomaga projekt i mocno odciąża zespół developerski, nie angażując go w zbędne działania.

Chcesz, aby Twój zespół IT miał leaderów, na których zasługuje? Odkryj nasze autorskie szkolenie dla firm Leadership in Software Development i całym zespołem stwórzcie niezapomniany przebój pośród projektów IT!

To w końcu tak czy nie?

Czy zatem IT Project Manager jest niezbędną osobą w projekcie? Tak!

Dobry Project Manager wyznacza kurs całego zespołu i precyzyjnie kieruje go do celu. Jednak jego rola ma sens tylko wtedy, gdy ułatwia innym pracę, a nie ją zaburza. Project Manager, który szanuje czas i wysiłek zarządzanej przez siebie grupy, w miarę rozwoju projektu zostanie przez nią doceniony i obdarowany zaufaniem.

Co więcej, doskonale będzie wiedział, jak się zachować w sytuacjach trudnych i z pozoru nierozwiązywalnych. Dlatego spokojnie znajdzie rozwiązanie, które będzie korzystne zarówno dla klienta, jak i dla całego zespołu.

Tak jak na prawdziwego leadera przystało!

Chcesz, aby członkowie Twojego zespół zdobyli umiejętności z zakresu zarządzania projektami IT i poznać jak najwięcej dobrych praktyk? Koniecznie sprawdź nasze szkolenia dla firm IT –  Cooperation with the Customer oraz Pre-Sales and Account Management!

Wspólnie wyćwiczymy, jak osiągnąć harmonię pracy wykonywanej przez zespół wirtuozów za pomocą różnych instrumentów.

Let’s rock!