Trenerzy info mobile

Lepiej szacować niż przepraszać, czyli estymacja w projektach IT

Chociaż w czasach Sokratesa ciężko było o pracę przy projektach IT, to jeżeli chodzi o estymację a w zasadzie jej brak stwierdzenie wiem, że nic nie wiem, wydaje się jak najbardziej aktualne. Mimo że istnieją rzeczy, których pewni być nie możemy, przybliżenie czasu potrzebnego na realizację zadania niesie za sobą wiele korzyści. Potrzeba komfortu pracy i uniknięcia frustracji, a także transparentnej komunikacji z klientem, popycha coraz więcej PM-ów i developerów do zgłębiania tajników szacowania.

 

Chcesz wiedzieć, jak ocenić projekt i dowieźć go na czas? Przybliżymy ci temat estymacji w projektach IT i pokażemy parę tricków, aby skutecznie kalkulować pracę zespołu.

 

W naszym artykule dowiesz się więcej na następujące tematy:

 

  1. 4 poziomy złożoności problemu estymacji
  2. Jak estymować skomplikowane projekty IT?
  3. Jak dokładna może być estymacja w projektach IT?
  4. Jakie są największe korzyści poprawnie przeprowadzanej estymacji w IT?

 

 

4 poziomy złożoności problemu estymacji

Z estymacją każdy człowiek ma do czynienia na co dzień i wcale nie musi to być praca przy skomplikowanych projektach w branży IT. Szacowanie czasu przydaje się podczas wykonywania nawet najbardziej prozaicznych czynności. Poza tym istnieje szereg problemów, które wymagają bardziej złożonej analizy. Czasem wręcz nie sposób obejść się bez testowania i eksperymentowania. Potrzebę podziału problemów na kategorie zauważył Dave Snowden, tworząc Cynefin – model wspomagający podejmowanie decyzji. Pogrupował on złożoność problemu na cztery rodzaje ze względu na jego charakterystykę.

 

Rzeczy oczywiste

Parząc kawę lub robiąc zakupy, wykonujemy czynności podstawowe, a oszacowanie czasu potrzebnego do ich realizacji nie stanowi dla nas trudności. Wiedzę na ten temat czerpiemy z naszego doświadczenia. Takie zadania łatwo przekształcić w procedury, ponieważ są nam dobrze znane.

 

Rzeczy skomplikowane

Bardziej złożone działania, wymagające analizy, ale będące pod naszą kontrolą. Ten rodzaj problemu często pojawia się w zespołach IT działających w modelu Waterfall, gdzie wymagania określa się z góry.

 

Rzeczy złożone

Schody zaczynają się, kiedy przyjdzie nam pracować przy projekcie, na którego elementy nie mamy wpływu. Wyobraźmy sobie budowanie Statui Wolności z kanapek z serem. Czy jesteśmy w stanie określić, ile czasu będziemy potrzebowali na ułożenie oczekiwanej formy? Nawet jeśli potrafimy to orientacyjnie ocenić, skąd mamy wiedzieć, czy w połowie budowy ser nie zacznie się roztapiać, a konstrukcja się nie zawali? Jest to problem złożony, gdzie zależność przyczynowo-skutkowa zmienia się w czasie. Budowanie Statui z kanapek można przyrównać do projektu realizowanego w metodzie scrumowej, która jest odpowiedzią na potrzebę prób, testów i eksperymentowania.

 

Rzeczy chaotyczne

Istnieją także sytuacje, pojawiające się nagle i nieplanowanie na przykład awaria systemu. Jest to okoliczność niebezpieczna i wymagająca natychmiastowej reakcji. Bazujemy tu na doświadczeniu, ponieważ nie mamy czasu na analizę. Działamy od razu, aby usunąć problem jak najszybciej.  W chaotycznych systemach kluczem jest prędkość działania, a nie najlepsze możliwe rozwiązanie. Przykładem może być pożar, gdzie kluczem jest to by ujść z życiem, nawet jeśli po drodze stracimy komputer. 

 

Poznaliśmy już podstawowe rodzaje wyzwań estymacyjnych.  Czas odpowiedzieć na pytanie, czym może nas zaskoczyć estymacja w projektach IT i jak poradzić sobie z szacowaniem w tej branży.

 

 

Jak estymować skomplikowane projekty IT?

Z pewnością automatycznie nasuwa Ci się kolejne pytania: jak przeprowadzić proces estymacji?

 

Estymacja w projektach IT  jest bardzo rozwiniętą dziedziną, jednak istnieją pewne podstawowe zasady, pomagające przy szacowaniu zadań z kategorii skomplikowanych. Działaniami kluczowymi do poprawnego przeprowadzania estymacji są analiza każdego nowego projektu i rozwijanie swojej metodyki.

 

Przeprowadzanie estymacji krok po kroku

  1. Przygotuj szczegółową dokumentację wymagań – tak, aby znalazły się tam wszystkie oczekiwania klienta. Zapisując je czarno na białym, wykluczysz ewentualne nieporozumienia.
  2. W estymacji ważna jest rozmowa, dlatego nie bój się pytać. Omów wszystko dokładnie z zespołem, poznaj opinie jego członków i bierz je pod uwagę przy planowaniu.
  3. Mając przed sobą skomplikowany projekt, podziel go na kamienie milowe i skup się na każdym z nich z osobna. Umożliwi ci to lepszą organizację pracy oraz zmotywuje w odpowiednim momencie.
  4. Czas potrzebny na wykonanie konkretnych czynności ustalaj oddzielnie dla każdego z wydzielonych elementów.
  5. Zawsze przedstawiaj widełki czasowe. Dobrym sposobem będzie założenie dwóch sytuacji  –  jednej, gdy sprawy idą jak po maśle i drugiej  –  kiedy wszystko toczy się nie tak, jak powinno. Pozwoli ci to na pewien margines błędu w razie wystąpienia sytuacji awaryjnych.
  6. Zapisuj swoje wcześniejsze kalkulacje, spostrzeżenia oraz statystyki – tak, aby twoje doświadczenie pozwalało ci lepiej estymować w przyszłości.

 


Każdy artysta musi też wiedzieć, jak najlepiej promować swoją twórczość, chociażby planując trasę koncertową. Zależy Ci na tym, aby Twoja współpraca z klientem szła jak po maśle już na etapie przedsprzedaży? Chcesz jak najlepiej sprzedać swój projekt?
Pamiętaj, że estymacja jest jednym ze składników tego sukcesu i poznaj nasz kurs „Presales and account management”, w ramach którego nauczysz się szacowania czasu i kosztów na etapie negocjacji projektowych!


 

 

Jak dokładna może być estymacja w projektach IT? 

Mając do czynienia z rzeczami oczywistymi bądź skomplikowanymi, lecz zdekomponowanymi (podzielonymi na mniejsze elementy), możemy mówić o estymacji precyzyjnej.

 

W projektach złożonych, których elementy nie zawsze zależą od nas, musimy pogodzić się z testowaniem i tym, że nasze założenia nie będą tak dokładne.

 

Niech nas to jednak nie zniechęca – estymacja zawsze pozwala chociażby częściowo przeciwdziałać pojawiającym się trudnościom. Dzięki temu zespół będzie czuć się bardziej komfortowo podczas realizacji projektu IT.

 

 

Jakie są największe korzyści poprawnie przeprowadzanej estymacji w IT?

Podanie ram czasowych, uwzględniających pewien margines błędu, pozwala nam dowieźć projekt w umówionym terminie. Zatem estymacja nie tylko pozwala oszacować czas, w którym zrealizujemy zadania, ale daje nam także informacje o możliwościach podejmowania nowych zleceń.

 

Ponadto odpowiednio przeprowadzona estymacja w projekcie IT jest Twoją tarczą ochronną. Z góry określając czas potrzebny na wykonanie zadania, chronisz się przed ponaglaniem czy wymaganiami wziętymi z kosmosu.


 

Pamiętaj, że estymacja w projektach IT to nie wydatek, tylko inwestycja, która niesie za sobą wiele korzyści! 🔢💰

Jeżeli pracujesz przy planowaniu projektów IT, koniecznie sprawdź nasz kurs „Estymacja w projektach IT” i poznaj techniki estymacyjne, dzięki którym skradniesz każdy projektowy show niczym gwiazda rocka! 🎸🌟